Versammlungen vorbereiten
Plane Termin, Ort und Beschlussfähigkeit und bereite Traktanden, Unterlagen und den Check-in vor.
Versammlung planen
Öffne Versammlungen und lege eine Versammlung für die gewünschte Gemeinschaft an. Erfasse Titel, Datum, Uhrzeit und Ort. Prüfe die Schwellen für die erforderliche Anwesenheit nach Köpfen und Wertquote.
Bei der Erstellung wird ein eigener Mitgliederstand angelegt. Neue Mitglieder sowie bestimmte Änderungen an Namen und Gewichten werden während der Vorbereitung nachgeführt. Eine Deaktivierung entfernt Mitglieder dagegen nicht aus bereits angelegten Versammlungen. Prüfe die Anwesenheitsliste deshalb vor dem Start.
Die Bereiche einer Versammlung
- Traktanden & Abstimmungen: Anträge, Reihenfolge, Mehrheitsregeln und Besprechungsprotokolle.
- Dokumente: Unterlagen hochladen und Versionen verwalten.
- Anwesenheit & Check-in: Einladungen, persönliche Zugänge, Anwesenheit und Vertretungen.
Die Übersicht zeigt anwesende Köpfe, anwesende Wertquote und die Beschlussfähigkeit gemäss den hinterlegten Schwellen. Ein gescannter Einladungscode allein bedeutet noch keine bestätigte Anwesenheit.
Vor dem Start prüfen
- Stimmen Mitglieder, Stimmrechts-IDs und Gewichte?
- Sind Traktanden vollständig und in der gewünschten Reihenfolge?
- Sind Mehrheitsregel, Bezugsgrösse und Sichtbarkeit jeder Abstimmung richtig?
- Sind Unterlagen hochgeladen und Einladungen verteilt?
- Sind die für die Versammlung benötigten Funktionen im Tarif freigeschaltet?
Status der Versammlung
Eine neue Versammlung ist In Vorbereitung. Nach dem Start ist sie live; erst dann können Anwesenheiten bestätigt und Abstimmungen geöffnet werden. Nach dem Abschluss ist sie Abgeschlossen. Die Oberfläche bietet keinen Rückwechsel in die Vorbereitung oder eine Wiedereröffnung an.
Zum Abschluss müssen offene Abstimmungen zuerst geschlossen werden. Die Stammdaten laufender und abgeschlossener Versammlungen werden nicht durch spätere Änderungen am Mitgliederverzeichnis überschrieben.