Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Für die Website, Benutzerkonten und die Abwicklung der Vertragsbeziehung ist verantwortlich:

Für die von einer Gemeinschaft oder einem Verein erfassten Mitglieder-, Versammlungs- und Abstimmungsdaten legt die jeweilige organisierende Stelle die Zwecke der Bearbeitung fest. Traktando stellt dafür die technische Anwendung bereit. Bei Fragen zu einer konkreten Versammlung kannst du dich auch direkt an deren Organisation wenden.

2. Geltungsbereich und Zwecke

Diese Erklärung gilt für Traktando, einschliesslich Registrierung, Verwaltung von Gemeinschaften und Vereinen, Teilnahme an Versammlungen und Zahlungsabwicklung. Wir bearbeiten Personendaten zur Bereitstellung dieser Leistungen, zur Kommunikation, zur Abrechnung sowie zum Schutz vor Missbrauch. Dabei beachten wir das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG) und weitere Datenschutzvorschriften, soweit sie anwendbar sind.

3. Technische Zugriffsdaten

Beim Aufruf können Webserver und Sicherheitskomponenten technische Daten protokollieren, etwa IP-Adresse, Zeitpunkt, angeforderte Adresse, Browserkennung und Fehlermeldungen. Diese Daten dienen der sicheren Bereitstellung, Fehleranalyse und Missbrauchsabwehr.

4. Benutzerkonto und Einmalcodes

Wir bearbeiten Name, E-Mail-Adresse, ein technisch gesichertes Passwort, Verifizierungsdaten und Sitzungsinformationen. Vor der Kontoerstellung versenden wir einen Einmalcode an deine E-Mail-Adresse. Der Code ist 15 Minuten gültig; nach erfolgreicher Bestätigung bleibt die Freigabe zur Kontoerstellung 30 Minuten gültig. Fehlversuche werden zur Begrenzung von Missbrauch gezählt.

Passwörter und die zur Prüfung gespeicherten Einmalcodes werden als Hashwerte gespeichert. Abgelaufene Registrierungsfreigaben werden bei der regelmässigen Bereinigung entfernt, erfolgreich verwendete Freigaben beim Abschluss der Registrierung.

5. Gemeinschaften, Mitglieder und Versammlungen

Je nach Nutzung speichern wir Namen und Adressen von Gemeinschaften, Mitglieds- oder Eigentümerangaben, E-Mail-Adressen, Einheiten, Stimmrechts-IDs und Stimmgewichte beziehungsweise Wertquoten. Hinzu kommen Versammlungstitel, Termine, Orte, Traktanden, Anträge und konfigurierte Abstimmungsregeln. Diese Daten können auch über eine CSV- oder Excel-Datei importiert werden.

Bei der Erstellung einer Versammlung wird ein eigener Stand der Stimmberechtigten angelegt. Änderungen an Stammdaten ändern daher nicht automatisch bereits abgeschlossene Versammlungen. Wer Angaben anderer Personen erfasst, muss dazu berechtigt sein und die betroffenen Personen über die Verwendung informieren.

6. Check-in, Vollmachten und Stimmabgaben

Für den persönlichen Check-in verwenden wir vertrauliche Einladungscodes und eine zufällig erzeugte Sitzungskennung, um einen Zugang an einen Browser zu binden. Es werden Check-in und Anwesenheitsbestätigung, gegebenenfalls Vertretungsangaben sowie hochgeladene Vollmachtsbelege gespeichert. Die Kennung dient der Zugangssicherung und der Vermeidung mehrfacher Stimmabgaben, nicht der Werbung.

Stimmabgaben werden mit Teilnahme, Abstimmung, Zeitpunkt und Erfassungsart gespeichert. Die Stimmwahl wird in der Datenbank verschlüsselt. Bei offenen Abstimmungen können berechtigte Verwaltungs- und Teammitglieder die einzelnen Stimmen einsehen; diese können auch im Protokoll erscheinen.

Bei geheimen Abstimmungen zeigt die reguläre Oberfläche samt Protokoll keine personenbezogenen Einzelstimmen an. Die technische Zuordnung zwischen Stimmabgabe und Teilnahme bleibt jedoch gespeichert, um Mehrfachabgaben zu verhindern. Eine geheime Abstimmung ist deshalb keine vollständig anonymisierte Datenspeicherung.

Änderungen wie Anwesenheitsbestätigungen, Gerätewechsel und hinterlegte Vollmachten werden zur Nachvollziehbarkeit protokolliert. Exportierte PDF-Protokolle und weitergegebene Dokumente liegen anschliessend auch im Verantwortungsbereich der empfangenden Organisation.

7. Team-Zugänge

Für Teameinladungen bearbeiten wir die E-Mail-Adresse, einen gesicherten Einladungscode, dessen Ablaufzeit und die Zugehörigkeit zum jeweiligen Konto. Einladungen sind sieben Tage gültig und an die angegebene E-Mail-Adresse gebunden. Nach Annahme können Teammitglieder die Gemeinschaften und Versammlungen des einladenden Kontos verwalten. Dessen Abrechnung und Teamverwaltung bleiben dem Kontoinhaber vorbehalten.

8. Abonnemente und Akazie Pay

Für Einzelkäufe und Jahresabonnemente nutzen wir Akazie Pay. Für die Zahlungsabwicklung übermitteln wir erforderliche Angaben wie Name, E-Mail-Adresse, Tarifbezeichnung, Betrag, Währung und Zahlungsreferenz. Von Akazie Pay erhalten wir Zahlungsstatus und technische Zahlungskennungen.

Zahlungsmittel werden im Checkout von Akazie Pay beziehungsweise dem ausgewählten Zahlungsanbieter bearbeitet. Traktando speichert keine vollständigen Kartendaten. Bei Jahresabos speichern wir eine technische Referenz auf das bei Akazie Pay hinterlegte Zahlungsmittel, um nach dem Testzeitraum und bei jährlichen Verlängerungen die vereinbarten Belastungen auszulösen. Wir speichern ausserdem Tarif, Laufzeiten, Kündigungen und Zahlungsnachweise und versenden entsprechende Erinnerungen.

Weitere Angaben findest du in der Datenschutzerklärung des technischen Zahlungsdienstleisters.

9. Hosting und E-Mail-Versand

Für den Betrieb der Anwendung und Datenbank sowie den Versand notwendiger E-Mails setzen wir Hosting- und Maildienstleister ein. Dabei werden die für die Speicherung, Sicherheit und Zustellung erforderlichen Daten bearbeitet. E-Mails umfassen insbesondere Registrierungscodes, Abonnementerinnerungen und Hinweise zu Zahlungen.

10. Cookies und lokaler Browserspeicher

Traktando verwendet technisch notwendige Cookies für Anmeldung, Sitzungen, Teilnahmezugänge und den Schutz vor gefälschten Anfragen. Im Sitzungsspeicher des Browsers merken wir uns vorübergehend einen vor der Registrierung ausgewählten Tarif. Eine lokal zwischengespeicherte Offline-Seite informiert bei fehlender Verbindung; Stimmabgaben werden nicht als Offline-Warteschlange gespeichert.

Die Anwendung setzt derzeit keine Werbe- oder Analyse-Cookies ein. Die technische Sitzungskennung wird nicht für werbliche Besucherprofile verwendet.

11. Empfänger und Bekanntgabe ins Ausland

Innerhalb einer Organisation erhalten berechtigte Kontoinhaber und Teammitglieder Zugriff auf die für die Versammlungsverwaltung vorgesehenen Daten. Weitere Empfänger können im erforderlichen Umfang Hosting-, E-Mail-, Zahlungs- und IT-Dienstleister sowie Behörden sein, wenn eine entsprechende Verpflichtung besteht.

Je nach Zahlungsart können weitere Zahlungsanbieter beteiligt sein, die Daten auch ausserhalb der Schweiz bearbeiten. Informationen dazu enthält die Datenschutzerklärung des technischen Zahlungsdienstleisters beziehungsweise des im Checkout gewählten Anbieters.

12. Aufbewahrung

Konto-, Mitglieder-, Versammlungs- und Zahlungsdaten werden so lange aufbewahrt, wie sie für die vereinbarten Leistungen, Nachvollziehbarkeit, Sicherheit und gesetzliche Nachweispflichten erforderlich sind. Eine Tarifkündigung oder das Archivieren einer Gemeinschaft löscht diese Daten nicht automatisch.

Für eine Löschungsanfrage wende dich an die organisierende Stelle oder an info@xippo.ch. Dabei prüfen wir insbesondere gesetzliche Aufbewahrungspflichten, Rechte weiterer Beteiligter und die Verantwortung der jeweiligen Organisation. Bereits heruntergeladene oder weitergegebene Protokolle lassen sich dadurch nicht automatisch aus den Systemen Dritter entfernen.

13. Datensicherheit

Zu den technischen Schutzmassnahmen der Anwendung gehören Zugriffskontrollen, Passwort-Hashing, gesicherte Einladungscodes, verschlüsselt gespeicherte Stimmwahlen und die Prüfung von Zahlungsbestätigungen beim Zahlungsanbieter. Einladungscodes und Browserzugänge zur Teilnahme sollten vertraulich behandelt werden. Eine vollständig risikofreie Übertragung oder Speicherung kann nicht garantiert werden.

14. Rechte betroffener Personen

Im Rahmen des anwendbaren Rechts kannst du insbesondere Auskunft, Berichtigung, Herausgabe oder Löschung deiner Personendaten verlangen und einer bestimmten Bearbeitung widersprechen. Richte dein Anliegen mit geeigneten Angaben zur Identifikation an info@xippo.ch. Gesetzliche Einschränkungen und Aufbewahrungspflichten bleiben vorbehalten.

Informationen zu deinen Rechten stellt der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (EDÖB) bereit.

15. Änderungen

Wir können diese Erklärung anpassen, wenn sich die Anwendung, eingesetzte Dienstleister oder rechtliche Vorgaben ändern. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.